流程图的制作与应用适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

使用Visio 2000，您可以制作出完整的企业流程令人一目了然。举例来说，公司内部的请假流程可以用文字来描述，但利用图片来呈现一定会让人更清楚易懂。再者，不同公司之间的请款流程，若能绘制出视觉化的流程图，管理者即可藉由制程流程图来了解或沟通制程上的作业，进而有效率地改善制程。


Microsoft Visio 2000可以很快地完成各类流程图的制作

国人常用的鱼骨图或称要因分析图，也可以轻松地利用Visio完成

我们也可以轻易地利用Visio绘制出工作流程状况

Visio 2000提供下列数种不同的流程图图表型态：

流程图类型目的

稽核图

Audit Diagram

用於记帐、财务管理、会计资讯的追踪、钱的管理、决策流程，及财务投资等目的。

基本流程图

Basic Flowchart

用於绘制流程图、由上往下的流程、资讯的追踪、制程计划，及先前的规划。

原因和结果图

Cause-And-Effect Diagram

用於表现问题与结果的关系，又称为要因分析图或是鱼骨图。

交叉功能流程图

Cross-Functional Flowchart

用於表现程序与组织间的关系。

资料流程图

Data Flow Diagram

用於制程或资料导向模组、资料流程图，及结构分析图等。

IDEF0 图

IDEF0 Diagram

用於建立具阶层的图表，来管理模组的外观形状、需求，和利益分析等模组。

SDL 图

SDL Diagram

使用Specification and Description Language（SDL）建立物件导向图表。

TQM 图

TQM Diagram

为企业制程工业、全面品质管理、改良等建立全面的品质管理图表。

工作流程图

Work Flow Diagram

用於企业自动化、企业制程工程、会计管理、产业人力资源、商业，及制造业。
基本流程图的操作与绘制连接相关的图件
  1. 开启Visio2000，在 档案 能表中，选择 开新档案   选择绘图类型   流程图   基本流程图 。
  2. 用滑鼠在一般工具列的连接器工具图示上按一下。
  3. 从左边的基本流程图图件模版里，先拖曳 处理过程 图件到页面上。
  4. 再拖曳 决策 图件到页面上，图件间会自动建立连接。
  5. 重复步骤直到完成流程图为止。

当我们拖曳另一个图件到页面时，Visio还会智慧地出现 动态格线 功能让我们自动对齐，如此，在连接线段时就不会产生弯曲的线了。

若在拖曳时并没有出现这项功能，您可以从 工具 功能表中选择 捕捉和黏合 ，再勾选 动态格线 核取方块即可。


注意

当我们拖曳另一个图件到页面时，Visio还会智慧地出现 动态格线 功能让我们自动对齐，如此，在连接线段时就不会产生弯曲的线了。

若在拖曳时并没有出现这项功能，您可以从 工具 功能表中选择 捕捉和黏合 ，再勾选 动态格线 核取方块即可。


在流程图中加入自订属性

在流程图中加入一些资讯，以作为说明或参考之用，这些资讯称为自定参数。在流程图中加入自定参数的方法为：

  1. 选择其中的一个流程图图件。
  2. 接着由 图件 中选择 自订属性 。
  3. 其中 成本 、 持续时间 以及 资源 这叁项是Visio 2000二维流程图的预设 参数。



    4. 如果要加入更多的栏位，您可以藉由 定义 功能达到，因为後面将会针对Visio资料库栏位做更多的说明，於此便不再赘言。

    注意

    如果要加入更多的栏位，您可以藉由 定义 功能达到，因为後面将会针对Visio资料库栏位做更多的说明，於此便不再赘言。

  4. 当我们在流程图里加入更多的资讯之後，只要点选图件，然後按下滑鼠右键，再选择 属性 ，便会出现 自订属性 对话方块了。


在流程图中加入超连结

您可以用自订属性方式为流程图件加入更多的说明，但有时并非叁言两语便能说明清楚，如公司的请款流程。当金额超过某个数字时，可能会需要交由其他主管来审核或做更多的处理流程，此时您就可以利用Visio插入超连结的方式，来在流程中新增一个子流程。

为图件建立超连结的方法为：

  1. 点选要加入连结的流程图图件。
  2. 接着从 插入 功能表中，选择 超连结 。
  3. 此时会出现 超连结 对话方块。


  4. 利用 位址 功能，我们可以连结到Internet位址或是本机的任何一个档案，如Word或Excel文件，以便更进一步说明此图件。


  5. 利用 子位址 功能，则可以选择要连结到哪个页面名称中的哪个图件名称，并选择要以多大的缩放比率来观看。



    6. 若要在原来的页面中新增一页，您只需在 插入 功能表中 页面 指令，便会出现 版面设定 对话方块。输入要设定的名称，再按下 确定 即可完成。



    如何设定并知悉每个图件的名称呢？只要选择图件，再由 格式 功能表中选择 特殊 ，便能得知此图件的名称。



    注意

    若要在原来的页面中新增一页，您只需在 插入 功能表中 页面 指令，便会出现 版面设定 对话方块。输入要设定的名称，再按下 确定 即可完成。



    如何设定并知悉每个图件的名称呢？只要选择图件，再由 格式 功能表中选择 特殊 ，便能得知此图件的名称。



  6. 为图件设定好超连结之後，只需在图件中按下滑鼠右键，便会出现超连结所建立好的新位址。


设定图件的行为

利用超连结方式的确可以让我们更进一步设定个图件的说明，然而这个方式得按下滑鼠右键的方式才能启动，在操作上总觉得有些不习惯。没关系，我们可以利用 行为 这项功能加以修改。事实上，Visio 2000的这项功能不仅可用来修正以上的情形，也可以轻易地在图件中设定像是连按两下後执行巨集等行为。

设定图件行为的方法：

  1. 选择要改变行为的图件。
  2. 接着在 格式 功能表中选择 行为   连按二下 。


  3. 在此对话方块中，我们可以设定双按图件後要跳到哪个页面或是执行哪个巨集。
  4. 当然，除了这些选项外，我们还可以选择像是编辑图件文字或是开启图件的图件清单等。您可以试着改变成其他行为，再双按图件来看看有哪些不同的变化。
为流程图加上编号

为了更快地获取流程资讯，我们也可以把流程图件编号，这种作法就好像小时候所玩的连连看游戏，只要跟着数字前进便能很快地解析所有的资讯。接着便说明如何在流程图件上加编号：

  1. 开启光碟范例中的「流程图」。
  2. 按下 工具 功能表，然後选择 图件编号 指令(或者也可以由 工具 功能表中，选择 巨集   Visio特别功能   图件编号 指令，来找到这项功能)。


  3. 在 图件编号 对话方块的 一般 标签下，我们可以在 操作 中设定以手动的方式，选择哪一项是第一个、哪一项是第二个，也可以由电脑自动帮我们编号。
  4. 另外，在 指派的编号 中则可以设定开始的编号及间隔等属性。
  5. 最後在 进阶 标签中，则可以设定放置编号的位置及套用到哪些图件等属性。


加入商用背景

Microsoft Visio提供了多达30种全新的专业边框、标题及18种背景可供选择，使我们在制作各种流程图时能建立一流的商业形象。

为自己的流程图加入背景的方法：

  1. 点选 背景 模版的标题列，以显示出所有的预设背景。
  2. 拖曳其中一个到页面上的任何地方，再放开即可。


  3. 此时会出现 Make Background 对话方块，再点选 是 钮。Visio 2000会自动地把背景指定到开启的页面上，且绘图视窗的底部会出现一个 背景页 标签。


  4. 同样的，选择 框线和标题 模版的标题列时，也可以轻易地在页面上加上框线或是标题。

并非所有的范本开启时都会出现 背景 模版，若要开启 背景 模版，请在 档案 功能表中选择 模版   Visio特别功能   背景 指令。

注意

并非所有的范本开启时都会出现 背景 模版，若要开启 背景 模版，请在 档案 功能表中选择 模版   Visio特别功能   背景 指令。

加入色彩配置（Color Schemes）

Microsoft Visio 2000也提供了一项类似Office 主题 的功能，让我们可以很快地把色彩配置到图件之中，进行这项工作的方法为：

  1. 从 工具 功能表中选择 巨集   Visio特殊功能   Color Schemes 指令。


  2. 此时会出现 Color Schemes 对话方块，选择想要变更的色彩配置，再按下 套用 ，便能预览改变後的效果。
  3. 另外，按下 开新档案 钮後还可以设定新的色彩配置。


  4. 最後按下 确定 钮，以完成变更的工作。
定义或编辑样式

Microsoft Visio 2000也提供了一项与Office相同的样式功能，透过样式的帮助，我们可以预先定义像是图件外框、字体效果等。举例来说，我们可以建立一个样式，设定图件外框为黑色，内部底色为绿色，并设定字体为斜体、粗边及红色，下次，若要用到这种效果，只需直接套用便能拥有此图件的效果。

接着，让我们一起来探讨如何定义与编辑自己常用的样式：

  1. 从 格式 功能表中选择 定义样式 指令。
  2. 此时会出现 定义样式 对话方块。


  3. 接着，我们可以变更像是文字的字型及尺寸、线条的粗细及颜色、填满的颜色、阴影的颜色等等。


    4. 按下 字型 标签後便能定义新样式的字型效果


    按下 线条标签 後便能定义新样式的线条效果


    按下 填满 後便能定义新样式的图件效果
  4. 输入新样式的名称。
  5. 若您要就现有的样式更改，则从基於清单中选择原来的样式。
  6. 在 包含 之下点选样式中要包含的属性，如文字、线条及填满，也可以同时由叁种属性组合而成。
  7. 设定完後，再按下 确定 钮即可新增一个样式。
  8. 建立好的样式要如何套用呢？首先得点选要套用的图件，接着从 格式 工具列中选择 所有样式 功能，并以下拉方式选择之前建立好的样式，便能完成套用的工作。


那想要变更已建立之样式时，又该如何处理呢？

  1. 同样从 格式 功能表中选择 定义样式 指令。
  2. 在 定义样式 对话方块中选择要变更的样式。
  3. 藉由之前所提到定义样式的方式，加以变更各种效果。
  4. 按下 确定 来完成变更。
建立垂直或水平的交叉功能流程图

交叉功能流程图可以让我们很清楚的了解流程与部门组织之间的关系。例如：当公司一个采购流程金额高於某数目时，往往需要更高主管或是其他单位的会签，此时透过Visio的交叉功能流程图，便能很清楚地呈现这些资讯。

此外，Visio可以根据资讯的传递，以决定要建立水平或垂直的交叉功能流程图。


利用Visio 2000便能很快地制作出跨越不同部门的流程图
建立一个新的交叉功能流程图

要建立一个水平或垂直交叉功能流程图的方法如下：

  1. 从 档案 功能表中选择 开新档案   选择绘图类型   流程图   交叉功能流程图 指令，以开启交叉功能流程图。
  2. 此时会出现 交叉功能流程图 对话方块，请选择要以垂直或水平方式呈现，再输入层级的数目（最高五层），以及是否要在层级的最顶端加入标题列。


  3. 在标题列上或层级的标签内输入内容，并重复步骤以使每个层级都有文字说明。


  4. 接着，再由 基本流程图件 模版中拖曳图件到适当的位置。
  5. 第一个图件仍然保持选择的状态，在点选一般工具列上的 连接器工具 後，拖曳第二个图件到页面上。
  6. 在页面上继续增加图件到足够表示为止，新图件会与刚选过的图件产生连结。
修改与变更原有的交叉功能流程图

Visio提供了一项十分有弹性的功能，能让我们轻易地修改已制作好的交叉功能流程图，同时页面上的流程图件也会被自动地调整位置。接着，让我们练习如何调整原有的交叉功能流程图。

  1. 开启光碟范例中的「交叉功能流程图」。
  2. 在这个客户资讯询问流程中，我们发觉少了一个采购部，以核准资讯部购买硬体及执行采购的动作，在这里我们需要新增一个部门到原交叉功能流程图中。
  3. 首先，我们得从 交叉功能流程图图件水平 模版中选择 功能带 ，然後把它拖曳到流程图的任何一个部门中。


  4. 此时，我们发觉流程图会自动避开，且画面上也会多出一个部门。
  5. 接着，我们在层级的标签内输入「采购部」，便会发觉在输入资料时，Visio会自动放大画面。

    6. 在输入资料时，Visio会很贴心的自动放大画面
  6. 接着，我们从 基本流程图件 模版中拖曳 处理过程 图件到「采购部」的功能带内。
  7. 利用 连接器工具 完成连结的工作。