与电子邮件整合应用适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

Microsoft Visio 2000也可以轻易地与电子邮件系统整合，进而帮助我们直接把流程资料传送给其他的使用者。

我们还可以把流程资料直接放到Microsoft Exchange共用资料夹中，进而跟更多使用者分享。最後，Visio也提供了电子邮件传阅功能，让我们能依序或是同时把资料传送给他人，接下来，就让我们一同来探讨这个主题吧！

与电子邮件整合
  1. 开启任意一份Visio档案，或开启光碟范例中的「组织图」Visio档案。
  2. 从 档案 功能表中选择 传送至 指令。


  3. 选择要把这份Visio档案传送到电子邮件中，是以传阅方式依序或是同时传给多个用户，还是要整合放到Exchange资料夹中，在此，我们先选择 邮件收件者 指令。
  4. 此时，电子邮件系统会自动启动，同时，这份Visio档案会成为邮件中的夹带档案。


  5. 设定 收件者 相关资料，按下传送便能轻易地把这份Visio档案传送出去。
以传阅方式传送资料

上述作法可以把Visio档案传送给其他收件者，但有时，我们希望先把资料给自己的同事看过，让他们加入意见或修改之後，再传送给自己的主管确认，最後才传送给老板。此时，我们就可以利用传阅方式以达成这项需求，进行这项工作的方法为：

  1. 同样从 档案 功能表中选择 传送至 指令，接着选择 传阅名单收件者 。
  2. 出现 传阅名单 对话方块。在此对话方块中，按下 位址 钮可以选择要传送的收件者，而在 传阅收件人 中可以设定为 一个接一个 还是 一次全部 。



    3. 建议您勾选 取消时传回来 与 轨道状态 核取方块，当 轨道状态 被选取时，系统会自动回报目前档案在何人手中。

    注意

    建议您勾选 取消时传回来 与 轨道状态 核取方块，当 轨道状态 被选取时，系统会自动回报目前档案在何人手中。

  3. 设定完後，要何时传送呢？在关闭此档案时，Visio会自动询问我们是否要立即传阅该档案。按下 是 钮，以立即传阅这份文件。


  4. 接着，若我们开启传阅名单中第一个人的电子邮件系统，会发觉多了一封邮件，同时邮件内容中为：「附加绘图档有一个传阅名单。当检视完该绘图後，从「档案」功能表中的「传送至」子功能表中选择[下一个传阅名单收件者]，继续传阅。」


  5. 开启这份邮件中的Visio档案，修改完毕後，可以从档案功能表中选择 传送至 指令，再选择下一个传阅名单收件者，以继续传阅。
  6. 或者您也可以直接关闭，Visio便会自动询问我们是否要传送给下一个传阅名单，请按下 是 钮。


  7. 全部传阅完後，原寄件者便会收到更改後的最终结果了。



    8. Microsoft Visio 2000无法像Microsoft Word 2000一样可以自动追踪有哪些文字被哪些人修改，也就是 追踪修订 功能。

    若要了解更仔细的文件管理功能，您可以参考笔者所写的《知识管理与通讯交换平台完全手册—Microsoft Exchange与Outlook整合应用》一书。

    注意

    Microsoft Visio 2000无法像Microsoft Word 2000一样可以自动追踪有哪些文字被哪些人修改，也就是 追踪修订 功能。

    若要了解更仔细的文件管理功能，您可以参考笔者所写的《知识管理与通讯交换平台完全手册—Microsoft Exchange与Outlook整合应用》一书。

把资料放到Exchange Server资料夹中共享

除了可以把Visio流程资料传送给特定人士外，我们也可以把资料放到 Exchange公用资料夹中，让凡是有权限的人都可以轻易地读取这份资讯，把Visio流程资料传送到Exchange的公用资料夹中的方法如下：

  1. 同样从 档案 功能表中 传送至 指令，再选择传送至 Exchange资料夹 。
  2. 此时会出现传送至 Exchange资料夹 对话方块。选择要放置的资料夹，若权限足够也可以自行建立新的资料夹。选择完後，按下 确定 钮便完成资料公布的工作了。